Những nội dung phải có và nên có trong hợp đồng lao động: Cập nhật 2027

Trước hết: thế nào là hợp đồng lao động?

Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 định nghĩa hợp đồng lao động là thỏa thuận về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Điểm hay bị bỏ qua: tên gọi không quyết định bản chất. Hai bên có thể đặt tên là “hợp đồng dịch vụ”, “hợp đồng cộng tác viên”… nhưng nếu nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì về bản chất vẫn là hợp đồng lao động, và các quy định về hình thức, nội dung, xử phạt đều có thể áp dụng.

Về hình thức, hợp đồng phải được giao kết bằng văn bản và làm thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Hợp đồng điện tử có giá trị tương đương và được hướng dẫn riêng (hiện là Nghị định 337/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/01/2026). Công việc dưới 01 tháng thì có thể giao kết bằng lời nói, nhưng từ đủ 01 tháng trở lên, bằng văn bản là bắt buộc.

Những nội dung bắt buộc theo luật

Khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê 10 nội dung chủ yếu như sau:

	Nội dung bắt buộc	Điều tôi thường lưu ý khi soạn
1	Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động; họ tên, chức danh của người giao kết bên người sử dụng lao động	Người ký phải đúng thẩm quyền: người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Nếu ủy quyền, giấy ủy quyền nên được lưu kèm hồ sơ.
2	Họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú, số CCCD/CMND hoặc hộ chiếu của người lao động	Với lao động nước ngoài, thông tin hộ chiếu và giấy phép lao động (hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp phép) nên được ghi rõ.
3	Công việc và địa điểm làm việc	Ghi quá chung (“nhân viên”) thì rất khó quản lý, ghi quá hẹp thì khó điều chuyển. Cần cân bằng, và nhớ rằng việc tạm thời chuyển sang công việc khác so với hợp đồng có giới hạn thời gian và thủ tục thông báo theo Điều 29.
4	Thời hạn của hợp đồng	Chỉ có hai loại: không xác định thời hạn, và xác định thời hạn (tối đa 36 tháng). Hết hạn mà người lao động vẫn làm việc thì phải ký hợp đồng mới trong 30 ngày; ký xác định thời hạn thêm một lần, sau đó tiếp tục làm thì phải chuyển sang không xác định thời hạn. Ký sai loại cũng bị phạt.
5	Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác	Nên tách bạch lương, phụ cấp và các khoản bổ sung (thưởng, hỗ trợ). Việc tách này ảnh hưởng đến cơ sở tính bảo hiểm xã hội và thuế, và là nguồn tranh chấp phổ biến nếu ghi gộp. Lương không được thấp hơn mức tối thiểu vùng.
6	Chế độ nâng bậc, nâng lương	Có thể dẫn chiếu đến quy chế, thang lương, bảng lương của công ty.
7	Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi	Ghi giờ làm việc, ngày nghỉ hằng tuần, nghỉ phép năm. Có thể dẫn chiếu nội quy lao động.
8	Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động	Nhiều bản hợp đồng viết rất qua loa. Nên nêu rõ công ty trang bị gì, theo đặc thù công việc.
9	Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp	Ghi rõ hai bên đóng theo quy định pháp luật. Đây là nội dung “nhạy cảm” khi bị thanh tra.
10	Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề	Một dòng cam kết chung là đủ về mặt hình thức. Nếu công ty có chi phí đào tạo muốn thu hồi thì cần thỏa thuận riêng.

Hợp đồng thử việc không cần đủ 10 mục: nội dung chủ yếu gồm thời gian thử việc và các nội dung tại điểm a, b, c, đ, g, h khoản 1 Điều 21 (tức là các mục 1, 2, 3, 5, 7, 8 trong bảng trên). Tiền lương thử việc ít nhất bằng 85% mức lương chính thức của công việc đó.

Cũng cần nhớ: một số nhóm đặc thù (lao động nông, lâm, ngư, diêm nghiệp; người được thuê làm giám đốc doanh nghiệp có vốn nhà nước) có quy định riêng về nội dung hợp đồng.

Thiếu thì bị phạt thế nào?

Lưu ý quan trọng về văn bản áp dụng

Nghị định 12/2022/NĐ-CP, văn bản xử phạt vi phạm hành chính về lao động mà nhiều người vẫn quen trích dẫn, đã được thay thế bởi Nghị định 283/2026/NĐ-CP kể từ ngày 10/9/2026. Hành vi xảy ra và kết thúc trước ngày này mà bị phát hiện sau thì vẫn xử lý theo văn bản có hiệu lực tại thời điểm vi phạm.

Người sử dụng lao động bị phạt khi:

• Giao kết hợp đồng không bằng văn bản với người lao động làm công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên;
• Giao kết hợp đồng không bằng văn bản với người được ủy quyền giao kết cho nhóm người lao động (làm công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng);
• Giao kết không đúng loại hợp đồng lao động;
• Giao kết hợp đồng không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định pháp luật (chính là 10 mục ở phần 2).

Mức phạt theo số lượng người lao động bị vi phạm

Số người lao động vi phạm	Mức phạt với cá nhân	Mức phạt với tổ chức/doanh nghiệp (gấp đôi)
Từ 01 đến 10 người	2 – 5 triệu đồng	4 – 10 triệu đồng
Từ 11 đến 50 người	5 – 10 triệu đồng	10 – 20 triệu đồng
Từ 51 đến 100 người	10 – 15 triệu đồng	20 – 30 triệu đồng
Từ 101 đến 300 người	15 – 20 triệu đồng	30 – 40 triệu đồng
Từ 301 người trở lên	20 – 25 triệu đồng	40 – 50 triệu đồng

Những điều khoản luật không bắt buộc, nhưng nên có

Dưới đây là những điều khoản tôi thấy nên cân nhắc đưa vào, sắp theo mức độ hữu ích trong thực tế.

Bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ

nếu người lao động làm việc liên quan trực tiếp, người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản về nội dung, thời hạn bảo vệ, quyền lợi và việc bồi thường khi vi phạm (khoản 2 Điều 21).

Điều khoản thử việc rõ ràng

Điều kiện đạt yêu cầu, cách đánh giá, quyền chấm dứt thử việc của mỗi bên, và việc ký hợp đồng chính thức khi đạt. Rất nhiều tranh chấp chấm dứt hợp đồng bắt đầu từ chỗ “đạt hay không đạt thử việc” chưa từng được định nghĩa.

Cấu trúc thu nhập chi tiết

Nên làm rõ: lương gross hay net, ai chịu thuế thu nhập cá nhân và các khoản đóng bảo hiểm, thưởng nào là cố định và thưởng nào là tùy nghi, thời điểm chốt và trả lương, cơ chế điều chỉnh lương. Với lao động nước ngoài hoặc vị trí cấp cao có thỏa thuận net/gross-up, đây là điều khoản cần soạn rất cẩn thận.

Làm thêm giờ, làm việc từ xa, địa điểm linh hoạt

Ghi nhận cơ chế yêu cầu và đồng ý làm thêm giờ, cách tính tiền, và bảo đảm không vượt trần theo luật. Với mô hình làm việc từ xa hoặc hybrid, nên quy định địa điểm làm việc, thiết bị, an toàn lao động, bảo mật khi làm việc ngoài văn phòng và cách ghi nhận thời giờ làm việc.

Bảo mật, sở hữu trí tuệ và dữ liệu

Bảo mật thông tin nên đi kèm định nghĩa thông tin mật, thời hạn và hậu quả vi phạm.

Quyền sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm tạo ra trong quá trình làm việc: nên ghi rõ thay vì để mặc định, vì tranh chấp thường nổ ra đúng lúc sản phẩm có giá trị.

Dữ liệu cá nhân và giám sát nơi làm việc: công ty xử lý khá nhiều dữ liệu của nhân viên (CCCD, thông tin gia đình, sức khỏe, camera, phần mềm giám sát).

Thỏa thuận về chi phí đào tạo

Nếu công ty đầu tư đào tạo và muốn người lao động cam kết gắn bó, hãy lập thỏa thuận đào tạo riêng, nêu rõ nội dung, thời gian, chi phí thực tế và cách hoàn trả. Điều này liên quan đến quy định về hoàn trả chi phí đào tạo trong Bộ luật Lao động; đừng chỉ viết một câu “người lao động hoàn trả chi phí đào tạo nếu nghỉ việc” rồi mong nó tự có hiệu lực.

Chấm dứt hợp đồng và bàn giao

Nhắc lại thời hạn báo trước theo luật (45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày với hợp đồng từ 12 đến 36 tháng, 03 ngày làm việc với hợp đồng dưới 12 tháng, trừ các trường hợp luật cho phép không cần báo trước), thủ tục bàn giao, hoàn trả tài sản và thời hạn thanh toán cuối cùng. Soạn sẵn từ đầu giúp cả hai bên đỡ căng thẳng khi chia tay.

Giải quyết tranh chấp, ngôn ngữ và thông báo

Cơ chế giải quyết tranh chấp: nêu quy trình thương lượng, hòa giải rồi mới đến cơ quan có thẩm quyền. Với tranh chấp lao động cá nhân, không nên kỳ vọng có thể giải quyết bằng trọng tài hay luật nước ngoài.

Ngôn ngữ: hợp đồng song ngữ rất phổ biến với doanh nghiệp FDI. Nên ghi rõ bản nào ưu tiên khi có khác biệt; trên thực tế, bản tiếng Việt thường là bản dùng làm việc với cơ quan nhà nước.

Thông báo và liên lạc: địa chỉ, email chính thức để gửi thông báo, giúp tránh cuộc cãi nhau “tôi chưa nhận được”.

Điều khoản tách rời (severability) và thay đổi hợp đồng: một điều khoản bị vô hiệu không kéo theo cả hợp đồng; mọi sửa đổi đều bằng phụ lục.

Riêng với lao động nước ngoài

Hợp đồng nên nêu rõ giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp phép, quan hệ giữa thời hạn hợp đồng và thời hạn giấy phép, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm bắt buộc theo quy định hiện hành, và các quyền lợi đi kèm như nhà ở, vé máy bay, hồi hương nếu có.

Một bản hợp đồng lao động tốt không cần dài. Nó cần đủ những gì luật đòi hỏi, rõ ở những chỗ hai bên dễ hiểu khác nhau, và khớp với thực tế vận hành của doanh nghiệp. Nếu bạn đang chuẩn bị xây dựng bộ hồ sơ nhân sự ban đầu, hoặc chỉ muốn rà lại bộ hợp đồng đang dùng, hãy liên hệ chúng tôi ngay để được tư vấn thêm.

Bài viết mang tính chia sẻ kiến thức chung, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành trước khi áp dụng.