Quy định mới về điều kiện cấp giấy phép lao động (work permit) 2026

Điều kiện cấp giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài 

Để đạt đủ điều kiện cấp giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài, người lao động phải đáp ứng đồng thời nhiều nhóm điều kiện khác nhau liên quan đến:

• Độ tuổi và năng lực hành vi dân sự
• Điều kiện sức khỏe
• Lý lịch tư pháp sạch
• Bằng cấp và kinh nghiệm chuyên gia
• Vị trí công việc phù hợp
• Điều kiện từ phía doanh nghiệp sử dụng lao động

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thường chỉ tập trung chuẩn bị hồ sơ giấy tờ mà bỏ qua bước rà soát điều kiện pháp lý ngay từ đầu. Đây là nguyên nhân khiến không ít hồ sơ work permit bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối dù ứng viên có năng lực chuyên môn tốt.

Đối tượng được cấp giấy phép lao động (Work Permit) 

Không phải mọi lao động nước ngoài tại Việt Nam đều phải xin work permit. Theo quy định mới, để đáp ứng được điều kiện cấp giấy phép lao động (work permit),  các đối tượng được chia thành hai nhóm chính: nhóm bắt buộc phải có Work Permit và nhóm được miễn giấy phép lao động theo điều kiện cụ thể.

Theo Nghị định mới, đối tượng cấp giấy phép lao động (work permit) không chỉ được phân loại theo chức danh mà còn dựa trên hình thức làm việc, thời gian làm việc và mục đích vào Việt Nam. Đây là bước phân loại quan trọng trước khi đánh giá các điều kiện hồ sơ tiếp theo.

Nhóm phải xin giấy phép lao động (Work Permit)

Các vị trí phổ biến thuộc diện phải đáp ứng điều kiện cấp giấy phép lao động (work permit) gồm: 

Nhà quản lý (Manager)

Là người đứng đầu hoặc phụ trách một tổ chức, doanh nghiệp hoặc bộ phận thuộc doanh nghiệp, có thẩm quyền ra quyết định ảnh hưởng đến hoạt động chung — theo định nghĩa tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020. Vị trí điển hình: Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng bộ phận cấp cao.

Giấy tờ chứng minh: Điều lệ công ty và giấy tờ xác nhận vai trò quản lý, hoặc văn bản bổ nhiệm/điều động có thẩm quyền.

Giám đốc điều hành (Executive Director)

Đây là vị trí được tách riêng thành một nhóm độc lập lần đầu tiên trong Nghị định 219 — trước đây được gộp chung với nhóm nhà quản lý. Giám đốc điều hành được định nghĩa là người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực cụ thể của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Yêu cầu đặc thù: phải có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp với vị trí dự kiến — mức yêu cầu cao hơn so với nhóm chuyên gia.

Chuyên gia (Expert)

Là người có trình độ chuyên môn sâu, được công nhận trong lĩnh vực liên quan thông qua bằng cấp, chứng chỉ hoặc kinh nghiệm thực tế được xác nhận. Đây là nhóm có sự thay đổi lớn nhất trong Nghị định 219 so với quy định cũ — yêu cầu kinh nghiệm được giảm từ 3 năm xuống còn 2 năm đối với chuyên gia có bằng đại học. 

Lao động kỹ thuật (Technical Worker)

Thông thường cần:

• Đào tạo chuyên môn từ 1 năm trở lên
• Kinh nghiệm phù hợp từ 2–3 năm tùy trường hợp

Nhóm được miễn giấy phép lao động

Ngoài nhóm bắt buộc xin cấp phép, pháp luật hiện hành cũng quy định nhiều trường hợp được miễn Work Permit.

Ví dụ:

• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp
• Thành viên góp vốn
• Một số trường hợp làm việc ngắn hạn
• Chuyên gia thuộc lĩnh vực ưu tiên

Tuy nhiên, miễn giấy phép lao động không đồng nghĩa miễn toàn bộ thủ tục hành chính.

Các điều kiện cấp giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP 

1. Điều kiện về độ tuổi và năng lực hành vi dân sự 

Một trong những điều kiện cấp giấy phép lao động (work permit) bắt buộc là người lao động nước ngoài phải:

• Từ đủ 18 tuổi trở lên
• Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật

Trong thực tế, điều kiện về năng lực hành vi dân sự ít khi bị doanh nghiệp chú ý vì không phải là loại giấy tờ có biểu mẫu riêng. Tuy nhiên đây vẫn là tiêu chí bắt buộc trong nhóm điều kiện cấp giấy phép lao động (work permit) theo quy định hiện hành.

Nếu người lao động đang gặp vấn đề pháp lý cá nhân hoặc tranh chấp liên quan, doanh nghiệp nên rà soát trước khi chuẩn bị hồ sơ.

2. Điều kiện về sức khỏe 

Một trong những điều kiện cấp giấy phép lao động (work permit) là phải có giấy khám sức khỏe còn hiệu lực.

Thông thường:

• Giấy khám sức khỏe có giá trị trong 12 tháng
• Phải được cấp bởi cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định
• Nếu cấp tại nước ngoài, có thể cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng

Hiện nay, một số địa phương đã bắt đầu áp dụng dữ liệu khám sức khỏe điện tử liên thông, giúp giảm bớt giấy tờ bản cứng trong quá trình nộp hồ sơ.

Xem thêm: “Danh sách bệnh viện khám sức khỏe làm Work Permit”.

3. Điều kiện về lý lịch tư pháp sạch 

Trong các điều kiện cấp giấy phép lao động (work permit), yêu cầu về lý lịch tư pháp sạch là nội dung thường khiến nhiều hồ sơ bị chậm xử lý. Theo quy định, người lao động phải chứng minh:

• Không đang chấp hành hình phạt
• Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự
• Không có án tích chưa được xóa

Phiếu lý lịch tư pháp:

• Cấp không quá 6 tháng
• Có thể cần hợp pháp hóa lãnh sự
• Phải dịch thuật công chứng theo quy định

Một lý lịch tư pháp sạch không chỉ là yêu cầu bắt buộc trong hồ sơ mà còn là yếu tố quan trọng để đánh giá điều kiện cấp giấy phép lao động (work permit) tại Việt Nam. Trên thực tế, rất nhiều hồ sơ bị kéo dài thời gian xử lý hoặc phải bổ sung do những lỗi tưởng chừng nhỏ như:

• Hết hạn lý lịch tư pháp
• Sai quy trình hợp pháp hóa
• Thiếu bản dịch tiếng Việt
• Thiếu bản dịch công chứng tiếng Việt

Việc kiểm tra kỹ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và nâng cao khả năng xét duyệt thành công. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát lý lịch tư pháp, hợp pháp hóa hồ sơ hoặc đánh giá điều kiện thực tế trước khi nộp, Far East Legal sẵn sàng đồng hành với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, hỗ trợ xử lý hồ sơ nhanh chóng và đúng quy định mới nhất.

4. Điều kiện về chuyên môn: Bằng cấp và Kinh nghiệm 

Đây là nhóm điều kiện phức tạp nhất trong toàn bộ điều kiện cấp giấy phép lao động (work permit).

Đây cũng là phần khiến nhiều doanh nghiệp hiểu sai nhất về kinh nghiệm chuyên gia, đặc biệt với trường hợp ứng viên có nhiều năm làm việc những chức danh trên giấy tờ không thống nhất. Một số yêu cầu phổ biến:

Đối với chuyên gia:

• Có bằng đại học: tối thiểu 2 năm kinh nghiệm
• Không có bằng đại học: tối thiểu 3 năm kinh nghiệm

Đối với lao động kỹ thuật:

• Đào tạo tối thiểu 1 năm
• Có kinh nghiệm phù hợp

So sánh trước và sau Nghị định 219/2025 

Điều kiện về phía doanh nghiệp sử dụng lao động 

Ngoài việc người lao động đáp ứng đầy đủ điều kiện cá nhân, doanh nghiệp cũng cần chứng minh việc tuyển dụng thuộc đúng đối tượng cấp giấy phép lao động (work permit) theo quy định hiện hành.

Một số yêu cầu thường gặp:

• Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
• Chuẩn bị hồ sơ theo mẫu
• Bảo đảm người lao động làm đúng vị trí

Yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng 

Đối với nhiều hồ sơ xin Work Permit, đây là bước khiến thời gian xử lý kéo dài nhất. Các giấy tờ thường cần thực hiện:

• Bằng cấp
• Xác nhận kinh nghiệm
• Lý lịch tư pháp
• Giấy khám sức khỏe

Quy trình thông thường:

• Hợp pháp hóa lãnh sự
• Dịch thuật tiếng Việt
• Công chứng bản dịch

Một số điều kiện đặc thù thường bị bỏ qua

Một số lỗi phổ biến:

• Sai chức danh công việc
• Sai mô tả kinh nghiệm chuyên gia
• Hết hạn lý lịch tư pháp sạch
• Chuyển công ty nhưng chưa cấp lại Work Permit
• Thay đổi nơi làm việc nhưng chưa thông báo

Đây đều là các lỗi nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ xét duyệt hồ sơ.