Theo số liệu thống kê từ Tòa án nhân dân tối cao, tranh chấp lao động liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ) luôn chiếm tỷ lệ cao nhất trong tổng số vụ tranh chấp lao động được đưa ra xét xử hằng năm. Điểm đáng chú ý là trong nhiều vụ kiện, doanh nghiệp — dù có lý do chính đáng để chấm dứt quan hệ lao động — vẫn thua kiện và phải bồi thường lớn. Nguyên nhân không phải vì quyết định sai về mặt thực chất, mà vì sai về mặt thủ tục.
Khung pháp lý: Khi nào doanh nghiệp được chấm dứt HĐLĐ?
Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ 2019) quy định ba hình thức chấm dứt HĐLĐ mà người sử dụng lao động cần phân biệt rõ ràng:
Chấm dứt đương nhiên (Điều 34 BLLĐ 2019)
Hợp đồng chấm dứt do hết hạn, hai bên thỏa thuận, người lao động (NLĐ) chết, mất tích, hoặc doanh nghiệp giải thể/phá sản. Đây là trường hợp ít gây tranh chấp nhất vì không phát sinh từ ý chí đơn phương của doanh nghiệp.
Đơn phương chấm dứt HĐLĐ hợp pháp (Điều 36 BLLĐ 2019)
Doanh nghiệp có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ trong các trường hợp: NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc theo HĐLĐ; NLĐ ốm đau điều trị quá thời hạn luật định; thiên tai, dịch bệnh, thu hẹp sản xuất; thay đổi cơ cấu, công nghệ. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải báo trước theo đúng thời hạn quy định (45 ngày với HĐLĐ không xác định thời hạn; 30 ngày với HĐLĐ xác định thời hạn từ 12 tháng trở lên; 3 ngày với HĐLĐ dưới 12 tháng).
Sa thải — hình thức kỷ luật nặng nhất (Điều 125 BLLĐ 2019)
Sa thải là hình thức kỷ luật lao động, không phải là đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn. Các căn cứ sa thải hợp pháp gồm:
- Trộm cắp, tham ô, cố ý gây thương tích, tiết lộ bí mật kinh doanh, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp;
- Sách nhiễu tình dục tại nơi làm việc;
- NLĐ bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm;
- Tự ý nghỉ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày mà không có lý do chính đáng.
| Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp không được sa thải NLĐ thuộc các nhóm được bảo vệ đặc biệt, gồm: lao động nữ đang mang thai hoặc nghỉ thai sản; NLĐ đang điều trị bệnh nghề nghiệp hoặc tai nạn lao động; thành viên ban lãnh đạo công đoàn cơ sở đang trong nhiệm kỳ (trừ trường hợp đặc biệt). |
5 sai lầm phổ biến nhất của doanh nghiệp khi sa thải lao động
Sai lầm 1: Không tổ chức họp xử lý kỷ luật hoặc họp sai thành phần
Đây là sai lầm phổ biến nhất và cũng gây hậu quả nặng nề nhất. Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định rõ: trước khi ban hành quyết định sa thải, doanh nghiệp bắt buộc phải tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động với sự tham gia của:
- Người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền;
- Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở mà NLĐ là thành viên;
- NLĐ (có thể nhờ người bào chữa hoặc người đại diện).
Tình huống thực tế: Một công ty thương mại tại TP.HCM ra quyết định sa thải nhân viên kho vì trộm cắp hàng hóa có bằng chứng camera. Tuy nhiên, công ty không thông báo trước cho công đoàn cơ sở và tổ chức họp chỉ gồm ban giám đốc và trưởng bộ phận. Kết quả: Tòa án tuyên quyết định sa thải vô hiệu do vi phạm thủ tục, buộc doanh nghiệp nhận NLĐ trở lại và bồi thường gần 6 tháng lương.
Sai lầm 2: Không thông báo họp đúng thời hạn
Theo quy định, thông báo mời họp xử lý kỷ luật phải được gửi đến tất cả các thành phần tham dự ít nhất 5 ngày làm việc trước khi tiến hành họp. Nhiều doanh nghiệp thông báo đột xuất hoặc chỉ thông báo miệng, không lưu bằng chứng giao nhận.
Hệ quả: NLĐ vắng mặt có thể lý do hợp lệ. Nếu doanh nghiệp vẫn tiến hành họp và ra quyết định sa thải, toàn bộ quy trình có thể bị tuyên vô hiệu.
Sai lầm 3: Sa thải người thuộc nhóm được bảo vệ đặc biệt
Nhiều doanh nghiệp không kiểm tra kỹ tình trạng của NLĐ trước khi ra quyết định sa thải. Việc sa thải lao động nữ đang mang thai, đang nghỉ thai sản, hoặc NLĐ đang điều trị tai nạn lao động bị pháp luật nghiêm cấm tuyệt đối — kể cả khi NLĐ đó có vi phạm.
Tình huống thực tế: Một công ty sản xuất sa thải nữ nhân viên vì thường xuyên không hoàn thành KPI. Sau khi nhận quyết định, NLĐ xuất trình giấy xác nhận đang mang thai 8 tuần. Công ty phải hủy quyết định, nhận NLĐ trở lại, bồi thường và đối mặt với nguy cơ bị xử phạt hành chính.
Sai lầm 4: Áp dụng nội quy lao động chưa đăng ký hoặc chưa phổ biến
Sa thải chỉ hợp pháp khi hành vi vi phạm đã được quy định rõ trong nội quy lao động đã được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và đã được phổ biến đến NLĐ. Nhiều doanh nghiệp áp dụng nội quy đã hết hạn, chưa cập nhật, hoặc không có bằng chứng NLĐ đã được thông báo về nội quy.
Kiểm tra ngay: Nội quy lao động của công ty bạn đã được đăng ký tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội chưa? NLĐ đã ký xác nhận đã nhận và đọc nội quy chưa?
Sai lầm 5: Nhầm lẫn giữa ‘đơn phương chấm dứt’ và ‘sa thải’
Đây là sai lầm về mặt pháp lý thuần túy nhưng hậu quả rất nặng. Ví dụ: doanh nghiệp muốn chấm dứt HĐLĐ vì “NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc” (căn cứ đơn phương chấm dứt theo Điều 36) nhưng lại ra “quyết định sa thải”. Hai hình thức này có thủ tục, căn cứ và hậu quả pháp lý hoàn toàn khác nhau.
| Nguyên tắc vàng: Trước khi ra bất kỳ quyết định nào liên quan đến chấm dứt HĐLĐ, hãy xác định rõ căn cứ pháp lý thuộc loại nào — đơn phương chấm dứt hay kỷ luật sa thải — vì thủ tục và hệ quả pháp lý hoàn toàn khác nhau. |
IV. Quy trình sa thải đúng pháp luật — từng bước
Dưới đây là quy trình sa thải lao động đúng quy định pháp luật hiện hành, áp dụng cho trường hợp sa thải theo Điều 125 BLLĐ 2019:
- Xác định hành vi vi phạm và căn cứ pháp lý — Đối chiếu hành vi cụ thể với các trường hợp sa thải được liệt kê tại Điều 125 BLLĐ 2019 VÀ nội quy lao động đã đăng ký của công ty. Nếu không thuộc cả hai, không được sa thải.
- Thu thập và lưu trữ bằng chứng — Lập biên bản vi phạm ngay khi phát hiện, có chữ ký của ít nhất hai người chứng kiến. Lưu giữ đầy đủ: camera, log hệ thống, email, tài liệu, lời khai…
- Gửi thông báo mời họp — Thông báo bằng văn bản đến NLĐ, công đoàn cơ sở và các thành phần liên quan ít nhất 5 ngày làm việc trước khi họp. Lưu giữ bằng chứng giao nhận (biên lai, email có xác nhận, bưu điện).
- Tổ chức họp xử lý kỷ luật — Đúng thành phần theo Điều 70 NĐ 145/2020. Lập biên bản họp chi tiết, có chữ ký của tất cả thành phần tham dự. Nếu NLĐ vắng mặt, phải ghi rõ lý do và phải họp đủ 3 lần (trừ trường hợp luật quy định khác).
- Ban hành quyết định sa thải bằng văn bản — Quyết định phải nêu rõ: họ tên NLĐ, lý do sa thải (dẫn chiếu điều khoản pháp luật và nội quy), ngày có hiệu lực. Giao quyết định cho NLĐ và lưu bằng chứng giao nhận.
- Thanh toán đầy đủ các khoản theo quy định — Trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt, thanh toán lương còn lại, tiền nghỉ phép chưa sử dụng và các khoản khác theo HĐLĐ. Lưu ý: NLĐ bị sa thải do lỗi của mình không được hưởng trợ cấp thôi việc.
Hậu quả pháp lý khi sa thải trái luật
Theo Điều 41 BLLĐ 2019, khi sa thải bị tuyên là trái luật, doanh nghiệp phải đối mặt với các hậu quả pháp lý sau:
- Nhận NLĐ trở lại làm việc theo HĐLĐ đã giao kết (trừ trường hợp NLĐ không muốn tiếp tục);
- Bồi thường ít nhất 2 tháng tiền lương theo HĐLĐ;
- Trả lương cho toàn bộ thời gian NLĐ không được làm việc;
- Xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022: phạt tiền từ 1 đến 3 triệu đồng với cá nhân, gấp đôi với tổ chức; một số vi phạm có thể bị phạt đến 20–40 triệu đồng.
Ngoài các hậu quả pháp lý trực tiếp, doanh nghiệp còn phải đối mặt với rủi ro uy tín nghiêm trọng. Các vụ tranh chấp lao động ngày càng được chia sẻ rộng rãi trên mạng xã hội, ảnh hưởng đến thương hiệu tuyển dụng và khả năng thu hút nhân tài trong tương lai.
Lời khuyên thực tiễn cho doanh nghiệp
Kiểm tra và cập nhật nội quy lao động định kỳ
Nội quy lao động phải được cập nhật mỗi khi có thay đổi về pháp luật lao động hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức. Sau khi sửa đổi, phải đăng ký lại với Sở LĐ-TB&XH và phổ biến đến toàn thể NLĐ (có ký xác nhận).
Đào tạo HR và quản lý cấp trung
Bộ phận HR và các trưởng bộ phận cần được đào tạo định kỳ về quy trình xử lý kỷ luật lao động. Đây là tuyến phòng thủ đầu tiên giúp doanh nghiệp tránh các sai lầm thủ tục.
Tư vấn pháp lý trước khi quyết định
Với các trường hợp phức tạp — nhân sự cấp cao, NLĐ có dấu hiệu thuộc nhóm bảo vệ đặc biệt, hoặc vi phạm liên quan đến bí mật kinh doanh — doanh nghiệp nên tham vấn luật sư lao động trước khi tiến hành bất kỳ bước nào trong quy trình.
Lưu trữ hồ sơ kỷ luật đầy đủ
Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình xử lý kỷ luật (biên bản vi phạm, thông báo họp, biên bản họp, quyết định, bằng chứng giao nhận) phải được lưu trữ tối thiểu 3 năm kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ.
Kết luận
Sa thải lao động không phải là vấn đề đơn giản có thể giải quyết bằng một quyết định nội bộ. Đây là một quá trình pháp lý đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tuân thủ đúng thủ tục và lưu trữ đầy đủ hồ sơ. Doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình không chỉ tránh được rủi ro pháp lý và tài chính, mà còn thể hiện văn hóa quản trị chuyên nghiệp và minh bạch — điều ngày càng quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh thu hút nhân tài.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang đối mặt với tình huống cần chấm dứt quan hệ lao động hoặc muốn rà soát lại quy trình nội bộ để phòng tránh rủi ro, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ luật sư của chúng tôi tại địa chỉ email admin@fareast-legal.com để được tư vấn cụ thể theo từng trường hợp
Đạt Nguyễn (Tony)
Luật Lao động
Miễn phí tư vấn
Email: admin@fareast-legal.com
SĐT: 0981 414 721
232 Nguyễn Lương Bằng, Tân Mỹ, HCMC
