Danh sách 20 trường hợp miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thông thường phải được cấp giấy phép lao động (Work Permit). Tuy nhiên, pháp luật hiện hành vẫn quy định nhiều trường hợp miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động đầu tư, quản lý doanh nghiệp và luân chuyển nhân sự quốc tế.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa việc “được miễn giấy phép lao động” và “không cần làm thủ tục gì”. Dù thuộc diện miễn, phần lớn trường hợp vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận miễn Work Permit trước khi làm việc tại Việt Nam.
Bài viết dưới đây Far East Legal sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác đối tượng không cần xin giấy phép lao động, hồ sơ cần chuẩn bị và thủ tục thực hiện theo quy định mới nhất.
Những điểm cần lưu ý
- Không phải mọi trường hợp miễn đều được bỏ qua thủ tục xác nhận
- Có khoảng 20 trường hợp thuộc diện miễn theo quy định hiện hành
- Cần phân biệt miễn giấy phép và miễn xác nhận miễn
- Hồ sơ cần chuẩn bị khác nhau theo từng đối tượng
- Sai thủ tục có thể dẫn đến xử phạt hành chính
Căn cứ pháp lý về miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Các trường hợp miễn hiện được điều chỉnh chủ yếu bởi:
- Bộ luật Lao động 2019
- Điều 154 Bộ luật Lao động
- Nghị định 152/2020/NĐ-CP về lao động nước ngoài tại Việt Nam
- Nghị định sửa đổi, hướng dẫn liên quan
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP
Theo quy định, ngoài các trường hợp phải xin Work Permit thông thường, pháp luật cho phép một số đối tượng đặc biệt được miễn cấp giấy phép lao động.
Danh sách 20 trường hợp miễn giấy phép lao động theo quy định hiện hành
Dưới đây là danh sách 20 trường hợp miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài theo quy định của pháp luật tại Việt Nam:
- Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH từ 3 tỷ đồng trở lên
- Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên
- Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc người chịu trách nhiệm tổ chức quốc tế tại Việt Nam
- Vào Việt Nam dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ
- Phóng viên nước ngoài hoạt động thông tin báo chí được Bộ Ngoại giao xác nhận.
- Được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cử sang Việt Nam giảng dạy, làm nhà quản lý, giám đốc điều hành tại cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam hoặc các cơ sở, tổ chức được thành lập theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết, tham gia.
- Học sinh, sinh viên, học viên nước ngoài đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở Việt Nam hoặc nước ngoài có thỏa thuận thực tập hoặc thư mời làm việc cho người sử dụng lao động tại Việt Nam; học viên thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam.
- Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
- Có hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội.
- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
- Tình nguyện viên làm việc tại Việt Nam theo hình thức tự nguyện và không hưởng lương để thực hiện điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên và có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam
- Vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết theo quy định của pháp luật.
- Người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật thuộc một trong các trường hợp sau:
- Vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm;
- Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Di chuyển có thời hạn trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với tổ chức thương mại thế giới và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục. Hiện diện thương mại bao gồm tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài; văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam; văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh.
- Được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để thực hiện các công việc sau:
- Giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế;
- Làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam.
- Được các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong các lĩnh vực: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội.
- Nhà quản lý, chuyên gia làm việc dưới thời hạn luật định
- Giáo viên được cơ quan ngoại giao cử sang
- Phóng viên, báo chí quốc tế được cấp phép
- Người được Bộ Giáo dục xác nhận vào giảng dạy nghiên cứu
- Trường hợp đặc biệt theo quyết định cơ quan có thẩm quyền
Theo quy định hiện hành, có khoảng 20 trường hợp thuộc diện miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài (như trên), trải dài từ nhóm nhà đầu tư, quản lý doanh nghiệp đến các trường hợp đặc thù theo điều ước quốc tế hoặc chương trình hợp tác. Tuy nhiên, trên thực tế không phải tất cả trường hợp đều xuất hiện thường xuyên. Doanh nghiệp thường gặp nhiều hơn ở một số nhóm đối tượng dưới đây:
- Chủ sở hữu vốn hoặc thành viên góp vốn đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật;
- Người lao động di chuyển nội bộ từ công ty mẹ ở nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam;
- Người làm việc ngắn hạn như chuyên gia xử lý sự cố hoặc hỗ trợ kỹ thuật;
- Người tham gia giảng dạy, nghiên cứu hoặc chương trình ODA;
- Người kết hôn với công dân Việt Nam và cư trú hợp pháp tại Việt Nam.
Lưu ý: Dù thuộc diện miễn giấy phép lao động, nhiều trường hợp vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận miễn Work Permit trước khi làm việc tại Việt Nam.
Điều kiện để được xác nhận miễn giấy phép lao động
Việc thuộc diện miễn không đồng nghĩa với việc tự động được làm việc. Doanh nghiệp cần chứng minh:
- Đúng nhóm đối tượng miễn theo quy định
- Có tài liệu chứng minh phù hợp
- Mục đích làm việc rõ ràng
- Thời gian làm việc phù hợp quy định
Tùy từng trường hợp, cơ quan quản lý có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ chứng minh quan hệ lao động hoặc hồ sơ doanh nghiệp.
Hồ sơ, thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Hồ sơ xác nhận miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Khi thực hiện quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định hiện hành. Tùy trường hợp cụ thể, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung tài liệu liên quan. Tuy nhiên, bộ hồ sơ cơ bản thường gồm:
1. Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động và đề nghị cấp giấy phép lao động
Doanh nghiệp cần lập văn bản theo mẫu quy định để trình bày nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét cấp giấy phép lao động.
2. Giấy khám sức khỏe hợp lệ
Người lao động nước ngoài phải có giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp theo quy định. Một số trường hợp dữ liệu khám sức khỏe đã được liên thông trên hệ thống quản lý y tế có thể không cần nộp bản giấy. Đối với giấy khám sức khỏe được cấp tại nước ngoài, thời hạn sử dụng thường không vượt quá 12 tháng kể từ ngày cấp và phải đáp ứng điều kiện công nhận theo quy định.
3. Hộ chiếu còn giá trị sử dụng
Người lao động cần cung cấp bản sao hộ chiếu còn hiệu lực trong suốt quá trình nộp và xử lý hồ sơ.
4. Phiếu lý lịch tư pháp hoặc tài liệu có giá trị tương đương
Giấy tờ này nhằm chứng minh người lao động không thuộc trường hợp đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian chấp hành hình phạt. Thông thường, tài liệu này phải được cấp trong thời hạn không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
5. Ảnh chân dung
Doanh nghiệp chuẩn bị:
- 02 ảnh màu;
- Kích thước 4x6cm;
- Nền trắng;
- Chụp thẳng mặt;
- Không đội mũ, không đeo kính.
6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tại Việt Nam
Tùy từng trường hợp làm việc, tài liệu chứng minh có thể khác nhau, ví dụ:
Hình thức làm việc | Tài liệu tham khảo |
Di chuyển nội bộ doanh nghiệp | Quyết định điều động, xác nhận thời gian làm việc |
Thực hiện hợp đồng, dự án | Hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan |
Nhà cung cấp dịch vụ | Văn bản cử sang làm việc |
Nhà quản lý | Giấy tờ chứng minh chức danh |
7. Giấy tờ chứng minh trình độ hoặc vị trí chuyên môn
Người lao động cần cung cấp tài liệu phù hợp để chứng minh tư cách là:
- Nhà quản lý;
- Giám đốc điều hành;
- Chuyên gia;
- Lao động kỹ thuật.
Tài liệu có thể bao gồm bằng cấp, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm hoặc quyết định bổ nhiệm tùy từng trường hợp.
Lưu ý: Các giấy tờ được cấp ở nước ngoài thường cần hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và công chứng trước khi sử dụng tại Việt Nam. Tham khảo thêm tại: “Nghị định 219/2025/NĐ-CP”.
Thủ tục xin xác nhận miễn giấy phép lao động
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xin xác nhận miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Sở Nội vụ (được Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sáp nhận vào) nơi người lao động dự kiến làm việc. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng về hồ sơ chứng minh tư cách pháp nhân của doanh nghiệp và bằng chứng về năng lực của người lao động.
Dưới đây là bảng tóm tắt các nhóm đối tượng và yêu cầu cơ bản để được miễn trừ:
Đối tượng | Thời hạn tối đa | Yêu cầu chính |
Làm việc dưới 30 ngày | 30 ngày/lần | Thông báo cho cơ quan chức năng |
Di chuyển nội bộ | Theo thời hạn hợp đồng | Chứng minh đã làm việc tại công ty mẹ |
Giảng dạy, nghiên cứu | 2 năm | Bằng cấp chuyên môn phù hợp |
Trường hợp ngoại lệ không phải làm thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động
Một số trường hợp tuy thuộc diện miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài nhưng phải thực hiện đầy đủ thủ tục xác nhận.
Ví dụ:
- Vào Việt Nam dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ
- Xử lý sự cố kỹ thuật khẩn cấp
- Luật sư đã có giấy phép hành nghề tại Việt Nam
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ từng trường hợp để tránh nhầm lẫn hoặc liên hệ ngay đến đội ngũ uy tín như Far East Legal để được tư vấn và hỗ trợ từ A-Z!
Mức xử phạt nếu không có văn bản xác nhận hợp lệ
Việc chủ quan cho rằng thuộc diện miễn thì không cần thủ tục là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp bị xử phạt. Tuy nhiên, theo quy định xử phạt hiện hành, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép hoặc không có xác nhận miễn hợp lệ có thể đối mặt với:
- Phạt hành chính từ vài chục triệu đồng tùy mức độ vi phạm;
- Bị yêu cầu chấm dứt sử dụng lao động;
- Người lao động có thể bị buộc xuất cảnh khỏi Việt Nam.
Ngoài vấn đề chi phí, việc vi phạm còn ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự, hồ sơ pháp lý và hoạt động của doanh nghiệp.
Bài viết liên quan:
Câu hỏi thường gặp về miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Đây là một trong những nhầm lẫn phổ biến nhất của doanh nghiệp khi sử dụng lao động nước ngoài. Việc thuộc diện miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài không đồng nghĩa với việc người lao động được tự động làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Theo quy định hiện hành, phần lớn các trường hợp miễn vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận miễn Work Permit tại cơ quan có thẩm quyền trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Ví dụ các trường hợp thường phải xin xác nhận:
- Người lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp;
- Chuyên gia hoặc nhà quản lý được điều động sang Việt Nam;
- Người nước ngoài là chủ sở hữu vốn hoặc thành viên góp vốn;
- Người lao động làm việc theo chương trình, dự án hoặc thỏa thuận quốc tế.
Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt có thể không cần thực hiện thủ tục xác nhận mà chỉ cần thông báo hoặc báo cáo với cơ quan quản lý. Vì vậy doanh nghiệp nên rà soát cụ thể từng trường hợp trước khi áp dụng.
Văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động không có hiệu lực vĩnh viễn. Theo quy định, thời hạn tối đa thường là 02 năm và phụ thuộc vào thời hạn của các giấy tờ liên quan như hợp đồng lao động, quyết định điều động hoặc hộ chiếu.
Khi hết thời hạn, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cấp lại hoặc chuẩn bị hồ sơ mới nếu người lao động tiếp tục làm việc tại Việt Nam. Theo dõi thời hạn hiệu lực giúp tránh gián đoạn công việc và hạn chế rủi ro pháp lý.
Có. Đây là điều kiện rất thường bị bỏ sót khi doanh nghiệp làm hồ sơ di chuyển nội bộ. Người lao động cần có tài liệu chứng minh đã làm việc cho doanh nghiệp mẹ ở nước ngoài trong khoảng thời gian theo quy định trước khi được điều chuyển sang Việt Nam. Các giấy tờ thường được sử dụng gồm:
- Xác nhận thời gian làm việc;
- Hợp đồng lao động;
- Quyết định bổ nhiệm;
- Hồ sơ nhân sự nội bộ.
Nếu không chứng minh được mối quan hệ lao động trước khi điều chuyển, hồ sơ xác nhận miễn có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối.
Lời Kết
Việc xác định đúng diện miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý khi sử dụng nhân sự nước ngoài tại Việt Nam. Tuy nhiên, mỗi trường hợp miễn đều có điều kiện áp dụng và hồ sơ chứng minh khác nhau. Chỉ cần sai một bước hoặc thiếu xác nhận miễn Work Permit, doanh nghiệp có thể đối mặt với việc hồ sơ bị từ chối hoặc xử phạt hành chính.
Nếu bạn cần hỗ trợ rà soát hồ sơ, xác định diện miễn hoặc thực hiện thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài, đội ngũ chuyên gia tại Far East Legal có thể hỗ trợ trọn gói theo quy định mới nhất.
Về FarEast Legal
FarEast Legal là một đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp và riêng biệt hoạt động ở Tp. Hồ Chí Minh (Việt Nam). Chúng tôi tự hào khi có thể cung cấp các giải pháp pháp lý toàn diện trong các lĩnh vực Lao động, Doanh nghiệp và Thương mại.
- Đặt lợi ích khách hàng trên hết
- Chi phí và thời gian rõ ràng
- Tối ưu và tuỳ biến theo nhu cầu
- Trong sạch và liêm chính là sự sống
Nếu có điều gì làm FarEast Legal khác biệt, thì đó là việc chúng tôi xem mỗi khách hàng là một người bạn đồng hành lâu dài.
Đạt Nguyễn (Tony)
