Thủ Tục Hợp Pháp Hoá Lãnh Sự: Quy Trình và Hướng Dẫn Chi Tiết
Thủ tục Hợp pháp hoá lãnh sự là một bước bắt buộc phải thực hiện để văn bản nước ngoài được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Mặc dù không quá phức tạp, nhưng do quy định mỗi nước là khác nhau dẫn đến quá trình hợp pháp hoá lãnh sự bị kéo dài.
Do đó, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn quy trình và hướng dẫn chi tiết nhất để thực hiện thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự các văn bản ở nước ngoài để sử dụng ở Việt Nam, mà cụ thể là quy trình của Hoa Kỳ, Nhật Bản và Cộng hoà Pháp.
Theo Điều 2.2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ thì “Hợp pháp hóa lãnh sự” là quy trình để cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Đây là một quy trình bắt buộc để các văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Ví dụ: Giấy khám sức khoẻ do bệnh viện ở nước ngoài cấp phải được hợp pháp hoá lãnh sự để có giá trị sử dụng tương đương với giấy khám sức khoẻ do bệnh viện Việt Nam cấp.
Tại sao phải hợp pháp hoá lãnh sự?
Xác minh nguồn gốc và tính hợp pháp của văn bản
Hợp pháp hoá lãnh sự giúp chứng minh rằng văn bản đã được phát hành bởi cơ quan có thẩm quyền ở quốc gia gốc.
Điều này là dễ hiểu bởi lẽ các cơ quan, tổ chức, cá nhân tại Việt Nam sẽ không thể và không có khả năng để xác định được liệu một văn bản do nước ngoài cấp là có giá trị pháp lý hay không vì ngôn ngữ viết cũng như hình thức văn bản của mỗi nước là khác nhau.
Ví dụ: Ở Việt Nam các văn bản do cơ quan nhà nước ban hành phải được đóng dấu mộc tròn đỏ của cơ quan đó lên để thể hiện giá trị pháp lý, tuy nhiên ở các nước khác thì trên các văn bản ban hành ra có thể sử dụng dấu mộc màu khác hoặc không có dấu mộc. Nên nếu xét các văn bản đó theo góc độ thể thức văn bản của Việt Nam thì văn bản đó không có giá trị pháp lý.
Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật nước ngoài và Việt Nam
Quy trình hợp pháp hoá giúp đảm bảo rằng các văn bản nước ngoài tuân thủ các quy định pháp lý của Việt Nam và quốc tế, từ đó bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan trong các giao dịch pháp lý.
Phòng tránh gian lận và giả mạo tài liệu
Việc hợp pháp hoá lãnh sự giúp phòng ngừa tình trạng giả mạo tài liệu và bảo đảm rằng các văn bản được sử dụng là chính xác và đáng tin cậy.
Một số văn bản cần hợp pháp hoá lãnh sự
Ngoại trừ các văn bản được miễn hợp pháp hoá lãnh sự thì về nguyên tắc MỌI VĂN BẢN do cơ quan, tổ chức nước ngoài lập phải được hợp pháp hoá lãnh sự.
Một số loại văn bản thường được yêu cầu có thể kể đến gồm:
- Các văn bản liên quan đến vấn đề hộ tịch, quan hệ hôn nhân giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, bản án ly hôn, giấy khai sinh, v.v.
- Các văn bản liên quan đến doanh nghiệp như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Điều lệ công ty, Quyết định của Đại hội đồng cổ đông, v.v.
- Các loại bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm do trung tâm đào tạo, trường học, học viện, trường đại học nước ngoài cấp.
- Các văn bản liên quan đến quyền sở hữu tài sản như xác nhận số dư trong tài khoản Ngân hàng, giấy chứng nhận sở hữu xe ô-tô, giấy chứng nhận sở hữu tàu biển, v.v.
Các văn bản được miễn hợp pháp hoá lãnh sự
Tại Điều 9 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ quy định có 3 trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự là:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Cụ thể, một số loại giấy tờ được miễn hợp pháp hoá lãnh sự thường gặp là:
- Các loại giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Nhật Bản ban hành
- Bản án, quyết định thi hành án, giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dùng để kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha mẹ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Cộng hoà Pháp ban hành
- Các loại giấy tờ dùng để đăng ký khai sinh, kết hôn, nhận cha mẹ cho con do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại khu vực biên giới của Cộng hoà Nhân dân Trung Hoa ban hành
>> Chi tiết: Xem danh sách 30 nước và danh sách các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hoá lãnh sự
Quy trình chi tiết Thủ tục Hợp pháp hoá lãnh sự tại Hoa Kỳ
Bước 1: Công chứng văn bản
Văn bản cần được hợp pháp hoá lãnh sự trước tiên phải được công chứng bằng việc Công chứng viên (Notary public) ký tên & đóng dấu xác nhận vào văn bản.
Trường hợp văn bản do cơ quan hộ tịch hoặc Toà án ban hành thì hộ tịch viên (Registrar) hoặc lục sự tòa (County clerk) cũng có thẩm quyền để công chứng văn bản.
Lưu ý: Quy trình công chứng ở mỗi tiểu bang, địa phương, cơ quan là khác nhau nên bạn cần trực tiếp liên hệ với với các cơ quan đó để hỏi về quy trình và điều kiện.
Bước 2: Bộ Ngoại giao tiểu bang chứng nhận văn bản
Sau khi văn bản được công chứng, bạn cần gửi nó đến Bộ Ngoại giao của các tiểu bang để được chứng nhận. Quy trình này bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ của các chữ ký và con dấu trên văn bản nhằm xác nhận rằng nó đã được một công chứng viên hợp pháp ký tên và đóng dấu.
>> Xem thêm: Địa chỉ liên hệ của Bộ Ngoại giao các tiểu bang có thể xem tại đây.
Lưu ý: Tại một số tiểu bang thì việc chứng nhận văn bản sẽ do văn phòng công chứng (Office of Authentication) thuộc Bộ Ngoại giao Tiểu bang thực hiện.
Bước 3a: Hợp pháp hoá lãnh sự văn bản tại Hoa Kỳ
Bước cuối cùng trong quy trình là liên hệ Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Hoa Kỳ để hợp pháp hoá lãnh sự văn bản đã được Bộ Ngoại giao tiểu bang chứng nhận. Văn bản sau khi hợp pháp có thể đem về sử dụng tại Việt Nam như một văn bản phát hành trong nước.
Hồ sơ nộp để hợp pháp hoá lãnh sự tại Hoa Kỳ bao gồm:
- Đơn đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự (tải tại đây)
- Giấy tờ cần hợp pháp hoá lãnh sự đã được Bộ Ngoại giao tiểu bang chứng nhận
- Giấy tờ tuỳ thân (Hộ chiếu, Bằng lái xe, thẻ xanh,…)
Thông tin liên hệ:
Đại sứ quán Việt Nam tại Washington D.C, Hoa Kỳ
- Địa chỉ: Số 1233 20th Street, NW, Phòng 400, Washington, DC 20036
- Điện thoại: (202) 861-0737
Lãnh sự quán Việt Nam tại New York
- Địa chỉ: 866 U.N. Plaza, Suite 435, New York, NY 10017
- Điện thoại: 1-212-644-2535 or 1-212-644-0831
Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại San Francisco
- Địa chỉ: 1700 California Str, Suite 580, San Francisco, CA 94109
- Điện thoại:(415) 922-1707
Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Houston
- Địa chỉ: 5251 Westheimer road, Houston, Texas 77056, USA, Suite 300
- Điện thoại: (1) 7134975030
Bước 3b: Hợp pháp hoá lãnh sự văn bản tại Việt Nam
Ngoài ra, các giấy tờ đã được Bộ Ngoại giao tiểu bang chứng nhận có thể được hợp pháp hoá lãnh sự tại Việt Nam ở Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ Tp. Hồ Chí Minh.
Hồ sơ nộp để hợp pháp hoá lãnh sự tại Việt Nam bao gồm:
- Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
- Giấy tờ cần hợp pháp hoá lãnh sự đã được Bộ Ngoại giao tiểu bang chứng nhận
- Bản dịch giấy tờ cần hợp pháp hoá lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh nếu giấy tờ đó được lập bằng ngôn ngữ khác không phải tiếng Việt hoặc tiếng Anh
- Giấy tờ tuỳ thân (Hộ chiếu, Căn cước công dân,…)
Quy trình chi tiết Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản
Bước 1: Công chứng văn bản
Tài liệu cần được công chứng bởi công chứng viên tại Nhật Bản. Đối với tài liệu do cơ quan nhà nước phát hành, công chứng phải được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Bộ Ngoại giao Nhật Bản chứng nhận văn bản
Sau khi công chứng, gửi tài liệu đến Bộ Ngoại giao Nhật Bản để chứng nhận tính hợp lệ của con dấu và chữ ký.
Lưu ý: Một số văn phòng công chứng địa phương có hỗ trợ việc đóng dấu của Bộ Ngoại giao Nhật Bản vào các văn bản.
>> Tham khảo hướng dẫn (bằng tiếng Nhật) của Bộ Ngoại giao Nhật Bản
Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản
Gửi tài liệu đã được chứng nhận tới Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản để hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Hồ sơ nộp tại Nhật Bản bao gồm:
- Đơn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
- Tài liệu đã được Bộ Ngoại giao Nhật Bản chứng nhận.
- Bản photocopy của bộ tài liệu cần hợp pháp hoá.
- Giấy tờ tùy thân (Hộ chiếu, Thẻ cư trú).
Thông tin liên hệ:
Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo
- Địa chỉ: 1-5-10, Roppongi, Minato-ku, Tokyo 106-0032
- Điện thoại: 03-3403-1040
Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka
- Địa chỉ: 1-1-2, Nakanoshima, Nishi-ku, Osaka 550-0002
- Điện thoại: 06-6441-1136
Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka
- Địa chỉ: 1-7-15, Hakataekihigashi, Hakata-ku, Fukuoka 812-0013
- Điện thoại: 092-451-1320
Lưu ý: Ngoài ra có thể hợp pháp hoá lãnh sự các tài liệu đã được Bộ Ngoại giao Nhật Bản chứng nhận tại Việt Nam ở Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ Tp. Hồ Chí Minh.
Quy trình chi tiết Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự tại Pháp
Bước 1: Công chứng văn bản
Tài liệu cần được công chứng bởi công chứng viên tại Pháp. Đối với tài liệu do cơ quan nhà nước phát hành, công chứng phải được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Bộ Ngoại giao Pháp chứng nhận văn bản
Sau khi công chứng, gửi tài liệu đến Bộ Ngoại giao Pháp để chứng nhận tính hợp lệ của chữ ký và con dấu.
Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Pháp
Gửi tài liệu đã được chứng nhận tới Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Pháp để hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Hồ sơ nộp tại Pháp bao gồm:
- Đơn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
- Tài liệu đã được Bộ Ngoại giao Pháp chứng nhận.
- Giấy tờ tùy thân (Hộ chiếu, Thẻ cư trú).
Thông tin liên hệ:
Đại sứ quán Việt Nam tại Paris
- Địa chỉ: 4 Avenue Charles Floquet, 75007 Paris
- Điện thoại: 01-47-05-02-25
Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Lyon
- Địa chỉ: 22 Rue de la Barre, 69002 Lyon
- Điện thoại: 04-78-42-87-80
Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Marseille
- Địa chỉ: 15 Rue du Commandant Rolland, 13006 Marseille
- Điện thoại: 04-91-54-52-83
Các câu hỏi thường gặp (FAQs) về hợp pháp hoá lãnh sự
Có, tài liệu đã được công chứng hợp pháp tại nước ngoài vẫn cần được hợp pháp hóa lãnh sự nếu bạn muốn sử dụng tài liệu đó tại Việt Nam. Đầu tiên, tài liệu cần được công chứng tại quốc gia cấp, sau đó cần phải được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao của quốc gia đó (hoặc cơ quan được uỷ quyền), và cuối cùng, phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam hoặc Bộ Ngoại giao Việt Nam (và các cơ quan được Bộ Ngoại giao uỷ quyền)
Có, nếu tài liệu không được viết bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh, bạn cần dịch tài liệu đó sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh trước khi gửi đi hợp pháp hóa lãnh sự. Bản dịch cần được công chứng và đính kèm với tài liệu gốc khi nộp cho cơ quan lãnh sự.
Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự có thể khác nhau tùy theo từng Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán. Các khoản phí thường bao gồm phí công chứng, phí chứng nhận của Bộ Ngoại giao và phí hợp pháp hóa lãnh sự. Bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan lãnh sự để biết chi tiết về các khoản phí cụ thể.
Có thể. Nếu bạn không thể đến trực tiếp, bạn có thể gửi tài liệu qua bưu điện hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam. Đảm bảo rằng tài liệu được công chứng và chứng nhận đầy đủ trước khi gửi. Bạn nên kiểm tra với cơ quan lãnh sự về quy trình gửi tài liệu qua bưu điện để đảm bảo tài liệu của bạn được xử lý đúng cách.
Khuyến cáo: Các nội dung trong bài viết này chỉ có giá trị tham khảo, không nên áp dụng cho mọi trường hợp. Trường hợp cần sự trợ giúp liên quan đến chủ đề bài viết cho vấn đề của bạn, vui lòng liên hệ chúng tôi để được đội ngũ các chuyên viên pháp lý của chúng tôi hỗ trợ.
Chúng tôi đăng tải bài viết này lần đầu vào ngày 08/8/2024. Cập nhật lần cuối ngày 08/8/2024.
Tác giả bài viết: Tony Nguyễn
Chuyên mục: Hôn nhân & Gia đình.
Đọc tiếp:
– Quy trình 04 bước đăng ký kết hôn với người nước ngoài.
– Mẫu Thoả thuận tiền hôn nhân chuẩn 2024.
